19 de abril del 2023

Procesos afectados por la obligatoriedad de la Guía de Remisión Electrónica

La obligatoriedad respecto a la emisión de la Guía de Remisión Electrónica (GRE) está siendo una experiencia de cambio cultural digital para los líderes de empresas. Su implementación atraviesa distintos procesos en una organización y por eso es necesario estar al tanto de todo lo que implica el cumplimiento en la emisión de Guías de Remisión Electrónicas a partir del 1 de julio del 2023. Ver Empresas Obligadas Emisión de GRE

Los líderes de empresas, gerente de logística, gerente de finanzas, gerente de operaciones y jefe de almacén,  tienen el reto de adaptarse y formar a su personal. El éxito de su funcionamiento dependerá de la articulación entre todas las áreas y de la capacidad tecnológica implementada a propósito de este nuevo requerimiento de SUNAT.

Aquí hacemos un recuento de los procesos internos implicados y lo invitamos a añadir en su análisis otros procesos más específicos según rubro o giro de su empresa:

Procesos logísticos. Emisión de Guía de Remisión Electrónica y la satisfacción al cliente

Es importante señalar que la Guía de Remisión Electrónica Remitente está regulada para bienes o productos que se entreguen a través de transporte terrestre, de tal forma, el departamento de logística de una empresa (o equivalente) es el primer involucrado en el uso de este documento.

El personal del área logística, almacén, inventario o abastecimiento serán los usuarios principales de este nuevo documento, por lo que será necesaria una capacitación sobre la normativa de SUNAT, principalmente, respecto a la oportunidad en la emisión y entrega de este documento al adquirente.

En adelante, la satisfacción del cliente no se medirá solo a través de entregas puntuales de los bienes, sino también en correcta utilización de las Guías de Remisión Electrónica. En ese sentido, será de vital importancia que la organización cuente con una plataforma tecnológica amigable que permita una rápida adaptación (fácil de usar) y que reduzca errores propios de la puesta en marcha.

Por eso, aun cuando SUNAT haya puesto a disposición su plataforma Ver emisión de GRE desde el portal de Sunat para la emisión de guías de remisión electrónica, recuerde que esta tiene un enfoque de cumplimiento tributario, por lo que se recomienda optar una solución tecnológica que se adapte a los requerimientos operativos de su empresa y a la que le pueda sacar mayor provecho. Ver PSE – Implementación en 7 días

Procesos contables. La Guía de Remisión Electrónica  en orden para evitar infracciones

Corresponde al área contable de las empresas estar actualizada sobre la reglamentación de la GRE, en este caso de la Guía Electrónica Remitente. El rol contable durante la implementación será el de asesorar a nivel técnico a otras áreas sobre las implicancias de la Resolución de Superintendencia Nº 000123-2022/SUNAT, normativa que modifica la guía de remisión y designan emisores electrónicos.

En adelante, también será responsable del monitoreo de estos documentos electrónicos: su estado en SUNAT y la verificación de la conformidad o no conformidad por parte del adquirente. Ver principales preguntas y respuestas sobre GRE

Para evitar infracciones, los bienes transportados deben acreditar comprobantes de pago electrónico y guías de remisión electrónica que cumplan con los requisitos de SUNAT para ser considerados como tales. Ver tipos de infracciones. El uso de la tecnología en esta instancia deberá orientarse a lograr la automatización en el registro de los bienes, la gestión de la cadena de suministro o abastecimiento, las ventas y las entregas, lo que convierte a la presente obligatoriedad en una oportunidad para tener la información de operaciones centralizada y en tiempo real.

 

Procesos financieros. El uso correcto de la Guía de Remisión Electrónica Remitente brinda estabilidad financiera

La información producto de la emisión electrónica de las guías de remisión mejorará la generación de indicadores financieros de la empresa como: el stock o el inventario; que podrán ser obtenidos en tiempo real. Contar con información organizada permite hacer auditorías internas y tener un mejor control de activos. Información importante para que los líderes tomen decisiones a corto, mediano y largo plazo.

Por otro lado, la correcta emisión de la Guía de Remisión Electrónica Remitente no dará oportunidad de cometer infracciones que pueden ser sancionadas con multas y/o comisos, sucesos que afectarían directamente al patrimonio de una empresa y su rentabilidad.

En ese sentido, el área financiera y/o administrativa debe considerar su participación en la implementación de Guías de Remisión Electrónica, así como asegurar su acceso a la información sistematizada que en adelante se genere.

 

Procesos tecnológicos. Guía de Remisión Electrónica un paso más en la digitalización de la empresa

La tecnología es aliada de los negocios, pues los pone a la vanguardia en su sector, pero cuando la tecnología es compleja termina siendo una barrera, que puede ocasionar sobrecostos de tiempo y dinero.

La obligatoriedad de la Guía de Remisión Electrónica es una oportunidad para optimizar su sistema propio o ERP, desarrollando nuevas funcionalidades a través de integraciones con soluciones tecnológicas de fácil implementación.  Leer “Implementación transparente de Guías de Remisión Electrónica”

Dado que existe un plazo para la implementación y que el proceso de transición debe considerar que los equipos reúnan las capacidades para hacer emisiones apropiadas, su entorno valorará que la tecnología desplegada sea fácil de usar y cuya implementación se realice en el menor tiempo posible.

En Perú, encontrará proveedores de servicios electrónicos que toman entre 7 días a 8 semanas para la implementación de la Guía de Remisión Electrónica. Busque opciones veloces y que cubran toda la amplitud de casos que son cerca de 17 motivos de traslado. Ver PSE – Implementación en 7 días

Como líder, puede aprovechar esta exigencia de SUNAT para que la empresa potencie su gestión digital. Ya que la inversión de tiempo y dinero es inminente, lo mejor será aprovechar y seguir apuntando a la transformación digital. Al fin y al cabo, el liderazgo organizacional también se mide con las habilidades para acoplarse a las tendencias tecnológicas.

 

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