Si para algo generamos tecnología es para simplificarnos la vida. El nuevo requerimiento de SUNAT sobre la obligatoriedad del uso de Guías de Remisión Electrónicas – GRE pareciera, de primera impresión, ir en dirección contraria. (Ver normativa sobre obligatoriedad)
La tecnología debería ayudarnos a disminuir costos, tiempo, errores y no al revés. De ahí la importancia de tomar las decisiones necesarias para llevar a cabo una implementación de Guías de Remisión Electrónica sencilla: que no afecte nuestros procesos internos, que no complique la operación de otras áreas y cuya adaptación sea simple, es decir, una implementación transparente.
¿Cómo lograr una implementación de guías de remisión electrónica transparente?
Para ello será importante que realice un listado de todos los procesos que se afectarán durante la implementación de Guías de Remisión Electrónica hasta su correcto funcionamiento:
- Área logística, despacho y almacén. El personal deberá pasar por una curva de aprendizaje para adaptarse a la nueva forma de emisión de guías de remisión electrónica remitente (GRE – Remitente). Recuerda que hay indicaciones específicas de SUNAT sobre la oportunidad de emisión y entrega de estos documentos.
- Área contable. El cumplimiento de la nueva normativa será necesario para no tener multas.
- Otras áreas según el rubro y giro de tu empresa.
Como área de tecnología, le tocará conocer el detalle de proceso de cada área involucrada. De forma tal que pueda evitar errores en la implementación y que pueda establecer plazos máximos que debería tomar.
Las empresas con más afectación probablemente son aquellas que tienen un sistema propio (Sistema de emisión electrónica desde el contribuyente – SEE) pues, además del desarrollo de nuevas funcionalidades se le suman: la emisión exitosa de las GRE – Remitente (Ver Anexo V RS 123-2022/SUNAT), las tareas de validación de GRE – Remitente y el monitoreo de las contingencias. Una curva de aprendizaje que podría generar un cisma en la empresa, si no se toman las medidas preventivas.
Sistemas de emisión de guías de remisión electrónica para empresas con sistemas propios
En ese sentido, será necesario evaluar la adquisición de un servicio externo ya sea a nivel de proyecto (un consultor o equipo contratado, específicamente, para realizar estos cambios en los sistemas de las empresas) o la contratación de desarrolladores en planilla. Si fuera el caso, puede considerar los siguientes criterios para evaluar este perfil:
- Profesionales con experiencia en sistemas de emisión electrónica y sistemas ERP.
- Conocimiento pleno de las normas y leyes, por ejemplo: RS 097-2012/SUNAT RS 227-2012/SUNAT RS 193-2020/SUNAT RS 127-2022/SUNAT
- Conocimiento de estándares UBL, código sunat, casuísticas de los tipos de Guía Remisión Electrónica Remitente. Todos son conocimientos necesarios para la creación de un sistema robusto de emisión de guías de remisión electrónica.
Si más bien, se opta por contratar los servicios de integración de empresas PSE – Proveedor de servicios electrónicos, quienes ya tienen el know-how en la emisión de documentos electrónicos, puede considerar lo siguiente:
- Un proveedor con experiencia mínima de 5 años en emisión electrónica. Solo estos proveedores de servicios electrónicos han pasado por las actualizaciones que SUNAT ha demandando en los últimos años, en su tarea de digitalización de empresas peruanas.
- Que sean proveedores con una tasa de éxito muy alta en la validación de comprobantes. Aquí será necesario que verifique con colegas u otros contactos profesionales, sobre el servicio que brinda dicho proveedor de servicios electrónicos.
- Que brinden tecnología que impacte lo menos posible en tu sistema. Se recomienda la integración de módulos o soluciones que completen los datos necesarios; extrayendo la información de SUNAT y de tu propio sistema (solo información comercial).
- Cuyo servicio incluya actualizaciones en el servicio de Guías de Remisión Electrónica, por requerimientos futuros de SUNAT.
- En Perú, puedes encontrar proveedores de servicios electrónicos que toman entre 7 días a 8 semanas para la implementación de guías de remisión electrónica. Dependerá de lo potente de su solución tecnológica. Ver PSE – Implementación en 7 días
Lo ideal siempre será encontrar un proveedor de servicios electrónicos PSE o un consultor que pueda responder a tres cosas: cumplimiento con SUNAT, que sea flexible para adaptarse a los sistemas de tu empresa (tanto en tecnología, como a nivel de servicio) y que tenga una solución tecnológica robusta que soporte las contingencias propias de cualquier empresa.
¡Importante! Riesgos en la emisión de guías de remisión electrónicas
Recuerda que, como área de tecnología, el primer riesgo al que se enfrenta tu equipo será el que la guía se emita con observaciones. Aunque la guía con estado OBSERVADO te permita la operación, aún se encuentra abierta a ser sancionada por SUNAT; lo que puede acarrear: multas, el decomiso de los bienes u otros problemas fiscales. (Ver infracciones a causa del no cumplimiento de GRE)
Por otro lado, si la implementación es compleja la curva de aprendizaje, tanto de tu área como de otras áreas, subirá los costos de la empresa y generará problemas en sus operaciones (pérdidas).
