05 de mayo del 2023

Guía de Remisión Electrónica para distribuidora y sector retail: una emisión exitosa con tecnología

Cualquier empresa retail, distribuidora y comercializadora debe considerar que una implementación exitosa de la Guía de Remisión Electrónica será aquella que tenga como resultado el cumplimiento de la  normativa de SUNAT y la mejora de sus procesos para la entrega o traslado seguro de los productos que comercializa.

A continuación, se brindan algunas orientaciones para que la implementación de la Guía de Remisión Electrónica no sea un problema, sino una oportunidad para efectivizar la cadena de entrega con ayuda de la tecnología.

 

Evita el rechazo de la Guía de Remisión Electrónica

Al emitirse una Guía de Remisión Electrónica, SUNAT valida la información y envía una Constancia de Recepción (CDR), que puede tener los siguientes estados:

  • Aceptada: el emisor de la Guía de Remisión Electrónica ha completado los datos correctamente y, en efecto, SUNAT ha confirmado la operación y le otorga validez tributaria.
  • Aceptada con observación: la Guía de Remisión Electrónica es validada, pero contiene datos que pueden ser sancionados si SUNAT interviene.
  • Rechazada: la Guía de Remisión Electrónica carece de validez tributaria por no haber cumplido las condiciones. Sin embargo, el emisor tiene la posibilidad de emitir una nueva subsanando las causas por las cuales fue observada.

Una Guía de Remisión Electrónica rechazada genera una pérdida de tiempo y recursos que pueden evitarse con una solución tecnológica que permita el acceso en tiempo real  al estado arrojado por SUNAT, para su corrección inmediata.

 

Sin validación no hay Guía de Remisión Electrónica

La validez de las Guías de Remisión Electrónicas es un punto importante para el cumplimiento de la nueva normativa de SUNAT. Una empresa retail, comercializadora o distribuidora, por la naturaleza de sus operaciones, necesita emitir una gran cantidad de documentos a diario, con lo que la probabilidad de error se multiplica.

En ese sentido, contar con un software potente que asegure la validación o, en el peor de los casos, tenga una tasa mínima de error será la forma más eficiente de afrontar esta digitalización. La curva de aprendizaje en este sector podría resultar muy costosa, recuerde que operar con una Guía de Remisión Electrónica mal emitida se sanciona con multas o comisos.

A nivel tecnológico las soluciones para la implementación de la Guía de Remisión Electrónica cruzan por apostar por el desarrollo de nuevas funcionalidades en su sistema propio o buscar un proveedor tecnológico que brinde este servicio llave en mano. En cualquiera de los caminos, es importante considerar a los PSE (Proveedores de Servicios Electrónicos) ya que son empresas que cuentan con experiencia en la emisión electrónica podrían ser una mejor opción, en tanto sean proveedores con  más de 5 años de operaciones. Son estos PSE los que mejor experiencia han acumulado en la validación de comprobantes de pago, al pasar por todos los cambios que SUNAT ha requerido en su tarea de transformación digital de las empresas.

 

Asegura la conformidad de las entregas de tu distribuidora con tecnología 

Un punto en contra para cualquier empresa distribuidora es que su cliente comunique a SUNAT la no conformidad con los datos de la Guía de Remisión Electrónica para sustentar el traslado o rechazo de la operación.

En cualquier caso, es importante evitar que el destinatario manifieste su no conformidad total, es decir, declarar que no participó en la operación por la que se emitió la Guía de Remisión Electrónica; y su no conformidad parcial, cuando se le atribuye parte de la carga que no solicitó o recibió.

Una buena solución tecnológica asegurará el registro de los datos, la trazabilidad y la centralización de la información de sus operaciones, a fin de que su empresa distribuidora traslade o entregue la mercancía sin irregularidades. Contar con tecnología potente convierte esta obligatoriedad de SUNAT en una oportunidad de construir una relación confiable con sus clientes.

 

Implementa soluciones tecnológicas sin afectar tus operaciones

El objetivo de una empresa retail, comercializadora o distribuidora es entregar su mercadería de forma oportuna, utilizando los recursos de manera eficiente y todo ello se debe lograr durante la marcha.

En ese sentido, lo más recomendable es que la implementación de la Guía de Remisión Electrónica suceda en el menor tiempo posible y sin la afectación de sus operaciones diarias, es decir llevar a cabo una implementación transparente. En Perú, las opciones para integración de esta funcionalidad en el sistema propio de la empresa van de 7 días hasta 6 semanas. (Ver integración en 7 días). Además del tiempo, será importante optar por tecnología que se adapte a los procesos ya establecidos en vez de cambiarlos por completo. Solo así la transición al uso de la Guía de Remisión Electrónica por parte del personal involucrado será menos costosa para la empresa.

No obstante, recuerde que las empresas que subsisten son las que se transforman. El uso de la Guía de Remisión Electrónica es un reto para la cultura empresarial que corresponde a los líderes asumir. Es momento de consolidar las prácticas digitales en el ámbito laboral con soluciones tecnológicas de fácil uso y apostar por cambiarlas si más adelante las nuevas normas así lo exigen.

 

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