Aunque el uso de la factura electronica y otros comprobantes de pago electrónicos ofrece numerosos beneficios, también puede presentar desafíos durante su implementación y su uso. Sin duda esto ha retrasado la adopción de tecnología por parte de las empresas peruanas. Sin embargo, gracias a la tecnología desarrollada por los proveedores de servicios electrónicos, empresas especialistas en la emisión electrónica, dichos inconvenientes pueden resolverse de manera eficiente. En este artículo, analizaremos los problemas más recurrentes en la facturación electrónica y las soluciones que la tecnología puede ofrecer.
Tiempo de implementación: Agilizando el proceso con integración eficiente
Uno de los desafíos más comunes en la implementación de la factura electrónica en Perú es el tiempo requerido para ponerla en marcha. En la actualidad, existen periodos de implementación que demoran hasta 6 meses en realizarse, con el riesgo de, incluso, tener problemas luego de su implementación . Esto sucede cuando las plataformas de emisión electrónica no son compatibles con la lógica de la empresa o de los sistemas previos que esta use y se necesita pasar por muchos cambios a nivel de procesos y capacitación.
De ahí la importancia de que los proveedores de servicios electrónicos (PSE) hayan desarrollado mejoras en sus productos o servicios de emisión electrónica y, hoy por hoy, puedan ofrecer soluciones llave en mano con más funcionalidades que la emisión electrónica o en el caso de integraciones, soluciones menos intrusivas para que se implementen en tiempo record. Ver integración en 7 días ¿Cómo se logra esta eficiencia en el tiempo? Se trata de tecnología ha sido diseñada para emitir sin necesidad de cambiar estructuras de la empresa, sino a partir de datos comerciales. Esto reduce significativamente el tiempo necesario para comenzar a emitir facturas electrónicas, boletas electrónicas o guías de remisión electrónica y garantiza una transición fluida hacia este nuevo tipo de emisión.
Capacitación del personal usuario: Tecnología simple para la adopción rápida de la factura electronica
La evaluación de una solución también debe pasar por la aprobación del usuario. Los PSE no solo proporcionan la tecnología necesaria, sino que también ofrecen, consciente o inconscientemente, a través de sus interfaces, los entornos donde el usuario será capacitado constantemente.
Desde la tecnología se puede brindar soluciones. Por ejemplo, mientras menos pasos tenga la emisión, menor será la probabilidad de que el usuario cometa errores. Asimismo, mientras más validaciones de llenado de datos ofrezca la solución del PSE, mejor será la performance del usuario.
Recuerde que la factura electronica mal realizada conlleva a multas o penalidades impuestas por SUNAT. Al día de hoy, el mal llenado de datos, sigue siendo una de las causas más frecuentes de multas por parte de SUNAT.
Validez de la factura electronica: ¡Certeza en solo unos clics!
La validez de las factura electronica o guía de remisión electrónica es fundamental para garantizar su autenticidad y cumplimiento tributario. Por ello, la tarea de validación o verificación de la declaración resulta crucial para las áreas de contabilidad y finanzas. Sin embargo, realizarlo de forma manual o semimanual representa numerosas horas de trabajo y está sujeta a la disponibilidad de la plataforma de SUNAT.
En ese sentido, una gran ayuda que pueden dar los PSE es ofrecer herramientas, portales o paneles que permitan a los usuarios verificar la autenticidad de las facturas electrónicas de forma rápida y sencilla o le permitan una pronta detección de irregularidades. Ese tipo de herramientas son imprescindibles para la salvaguardia financiera de la empresa: ahorran muchas horas/hombre y brindan mayor confianza tanto a los emisores (empresa) como a los receptores (clientes) de las facturas electrónicas o guías de remisión electrónica.
Verifique con sus pares profesionales qué plataformas tienen una menor tasa de rechazo por parte de SUNAT.
Pérdida de información por mal uso del software: Respaldo y seguridad de datos
La pérdida de información debido al mal uso del software de facturación electrónica puede ser un problema significativo. Para abordar este desafío, los PSE ofrecen soluciones completas que incluyen sistemas de respaldo y encriptación avanzados. Empiece por verificar cuántos años de funcionamiento tiene su PSE y cuántos de ellos logró la certificación del ISO 27001.
La certificación del ISO 27001 es obligatoria para los PSE, sin embargo al estar la normativa SUNAT en constante actualización, solo los PSE con más de 8 años de funcionamiento han logrado superar los cambios procedimentales más complejos. Lo que sería una muestra de innovación tecnológica alineada a la formalidad requerida por SUNAT.
Asimismo, opte por soluciones que le garanticen la seguridad y la integridad de los datos, protegiéndonos de cualquier pérdida o acceso no autorizado. Con estas medidas de seguridad, las empresas evitan la pérdida de información crítica y mantienen su operación sin contratiempos.
¡Al día con las normativas! Actualizaciones inmediatas para capacitación del personal
El cumplimiento de la normativa establecida por la SUNAT es esencial para evitar sanciones. Aquellos PSE que ofrecen actualizaciones automáticas por cambios normativos de SUNAT tienen una propuesta de valor que suma. Estas soluciones proporcionan a la empresa y a los usuarios del sistema las herramientas necesarias para cumplir con las regulaciones vigentes, al mismo tiempo, que los capacitan en las nuevas normativas.
Contar con un aliado tecnológico que ayude a la empresa a no salir del core de su negocio es imprescindible para nuestra realidad empresarial peruana. Aquí listamos algunos cambios en la normativa que se han dado en los último años:
- Factura electronica y boleta electrónica.
- Adopción del Código SUNAT
- Cambio de la estructura UBL 2.1
- Guía de Remisión Electrónica
Es importante tener en cuenta que estos cambios no se realizaron solo a nivel tecnológico, sino que el personal usuario tuvo que pasar por una curva de aprendizaje. Se entiende, porqué es importante encontrar un PSE que ofrezca consultoría y asesoramiento continuo para garantizar que el personal esté al tanto de las últimas disposiciones y su empresa pueda cumplir con los requisitos exigidos por la SUNAT.
Ventas itinerantes: Flexibilidad para emitir factura electronica en cualquier lugar sin riesgos
Otro gran problema es la versatilidad de las soluciones de facturación electrónica. Muchas de ellas son modelos estándar, difíciles de adaptar para la lógica de la empresa. Existen PSE que han desarrollado aplicaciones móviles y soluciones en la nube que permiten a estos profesionales emitir facturas electrónicas de manera rápida desde cualquier ubicación. Esto elimina la dependencia de una oficina física y brinda la flexibilidad necesaria para realizar transacciones comerciales sin restricciones geográficas.
Sin embargo, busque soluciones flexibles pero que se encuentren integradas a módulos de inventario y stock o que permitan reportes en tiempo real. De esta manera, con ayuda de la tecnología, podrá tener un mejor control dentro de su empresa, sin perder flexibilidad.
Sistema de inventario, contabilidad, ventas y/o financiero integrados: Unificación para una gestión eficiente
Tener varios sistemas de gestión de la empresa, podría llevarle más problemas que soluciones si estos no están integrados. Los usuarios del sistema son los primeros en detectar los “huecos” y también son los primeros en sufrir las consecuencias de sistemas que no están integrados, esto conlleva a duplicidad de tareas, más gasto en horas/hombre, errores en los datos, manipulación de datos o pérdida de la trazabilidad.
En ese sentido, un sistema de gestión se potencia con la emisión electrónica. En lo digital, la trazabilidad de las operaciones es posible y permite tener una visión completa y en tiempo real de los datos relacionados con las operaciones comerciales, contables, logísticas y financieras. Los PSE con una mejor propuesta de integración para la emisión electrónica ya sea en boletas, facturas o guías de remisión electrónica pueden brindarle una verdadera ventaja a la empresa y sumar a su rentabilidad.
En conclusión, los problemas recurrentes en la facturación electrónica pueden abordarse con el respaldo de la tecnología y un proveedor de servicios electrónicos confiable. Busque un PSE que haya desarrollado tecnología y propuestas de valor que respondan a los problemas más recurrentes de la implementación de la emisión electrónica. No pierda la oportunidad de optimizar los procesos de su empresa y garantizar una gestión eficiente con la ayuda de la tecnología y los servicios electrónicos adecuados.
