En la actualidad, la integración de tecnología para la emisión de documentos electrónicos como la factura electrónica, boleta electrónica o guía de remisión electrónica, a los sistemas de gestión propios de la empresas se ha convertido en la solución idónea que, en el menor tiempo posible, logra el cumplimiento con SUNAT y optimiza la eficiencia en las operaciones de compra, venta, traslado y contabilidad de empresas medianas o grandes.
Sin embargo, esta solución no está exenta de ser un reto a nivel organizacional. Los gerentes de área se enfrentan a una serie de desafíos cuando toca realizar la integración, especialmente cuando se trata de hacer la integración a sistema ERP o sistema propio de empresas que realizan miles de transacciones concurrentes y diarias. Es ahí donde se necesita de tecnología potente y que sea flexible.
En este artículo, exploraremos los problemas comunes asociados con la implementación de servicios de integración de componentes de emisión electrónica y qué esperar de un proveedor de servicios electrónicos PSE y de su propuesta tecnológica para lograr una integración fluida y exitosa.
Desafíos en la integración a sistema ERP o sistema propio.
a. Complejidad de los sistemas existentes.
Los software ERP como SAP R3, SAP Business One, SAP 4Hanna, Dynamics o sistemas propios a menudo utilizan arquitecturas y tecnologías diferentes a las que se necesitan para la emisión electrónica con los requisitos exigidos por SUNAT, pues no es el core de su oferta. Esto puede dificultar la compatibilidad y la comunicación si se optara por desarrollar esas funcionalidades de manera interna, además de generar un gran costo. Esa quizás es la razón principal por la cual un servicio de integración de emisión electrónica resulta una mejor opción.
Hoy en día existen diversas formas de integración de emisión electrónica que se pueden ajustar al sistema que usa la empresa, como:
- Integración con API REST. Para conectar dos softwares entre sí, para el intercambio de información en línea o desde sus sistemas.
- Integración con Socket. Para comunicación entre dos sistemas utilizando la función Socket; en línea desde su servidor local.
- Integración con archivo plano. Para almacenar dentro de tu servidor los archivos planos (TXT) de comprobantes con estructura JSON.
- Integración con Excel. Para aquellas empresas que no tienen acceso al código fuente de su sistema, ni a su base de datos o requiere una emisión masiva.
- Soluciones llave en mano. Para aquellas empresas que quieren dejar toda la implementación en manos de los expertos sin que involucren a su área de tecnología propia.
*Fuente: Ver https://www.close2u.pe/tefacturo-pe-integracion/
Tenga en cuenta que podrá encontrar mayor variedad en aquellos PSE con más de 8 años de funcionamiento, ya que han pasado por la mayor cantidad de cambios requeridos por SUNAT para la homologación de sus sistemas de emisión electrónica.
b. Complejidad de la lógica empresarial
Para aquellas empresas que optaron por la construcción de sistemas propios, pues su lógica empresarial única lo requería así, la integración para la emisión electrónica podría generar un problema en las operaciones de la empresa si la implementación se realiza en un periodo extenso. En Perú, se ofrecen periodos de integración de siete días hasta varios meses. Ver opción de 7 días. En ese sentido, considerar el tiempo como un criterio para su evaluación de los PSE puede ayudarle a ahorrar en los gastos colaterales que le generará esta actualización de su sistema.
c. Incompatibilidad de datos y estructuras entre sistemas
Por otro lado, cuando las empresas cuentan con un sistema ERP con estructuras y formatos de datos propios que difieren de la tecnología para la emisión electrónica, se generan desafíos para la transformación y/o la migración de datos. En estos casos se debe evaluar que la opción tecnológica de integración sea lo menos intrusiva posible. En ese sentido, tener tecnología que requiera sólo datos comerciales para lograr la emisión electrónica proporciona una ventaja insuperable, ya que de esta manera se reduce el riesgo de pérdida de información durante la implementación o en el uso del nuevo componente.
¿Cómo superar los desafíos de la implementación de la integración a sistema ERP o propio?
a. Garantizar la calidad y la integridad de los datos
Al introducirse nuevos requerimientos de campos y validaciones exigidos por SUNAT debe tenerse en claro qué datos, que ha generado la empresa hasta el momento, deben cambiar. Será necesario establecer nuevos estándares de calidad de datos. Estos estándares deben ser explicados por el área de tecnología y ser conocidos y seguidos por todos los usuarios y sistemas involucrados en la empresa. Esto evitará los problemas posteriores de validación con SUNAT de las facturas electrónicas, boletas electrónicas o guías de remisión electrónica y las sanciones que eso podría causar.
Otro punto importante a tomar en cuenta antes de la integración de la emisión electrónica y ahora la recepción electrónica es realizar un proceso de limpieza para corregir cualquier error, duplicado o inconsistencia en los datos de sus operaciones. Realizar este proceso evitará problemas durante la implementación de la integración y para cuando la emisión electrónica ya se encuentre en funcionamiento.
b. Colaboración entre áreas o equipos durante y después de una integración a sistema ERP o propio
Dos puntos son importantes para conseguir una marcha exitosa luego de la integración. Primero, luego de que se haya logrado habilitar la emisión de documentos electrónicos en el sistema usado por la empresa, será necesario gestionar la transición hacia los usuarios del sistema. En ese sentido, se debe considerar un espacio de soporte y capacitación para minimizar la resistencia de aquellos equipos o empleados que puedan encontrarse reacios al cambio. Su proveedor de servicios electrónicos puede ser un buen aliado para este fin, si ofrece como parte de su servicio una mesa de soporte que le brinde ayuda e información precisa sobre la norma SUNAT y asesoría oportuna sobre la tecnología implementada, que su área de tecnología pueda trasladar al personal clave.
Una segunda recomendación es la de promover una cultura de responsabilidad y sensibilización sobre la importancia de mantener la calidad y la integridad de los datos en todos los procesos operativos para lograr el cumplimiento con SUNAT. Tenga presente que la mayoría de razones para la no validación o rechazo de las facturas electrónicas, boletas electrónicas o guías de remisión electrónicas se encuentran en el error de llenado de los datos.
c. Pruebas y control de calidad permanente
Establezca pruebas para verificar la integridad de los datos durante la integración. Luego, implemente controles de validación y verificación de datos para detectar posibles errores o inconsistencias. Si su nuevo proveedor de servicios electrónicos le ofrece portales para el seguimiento de los documentos le será de gran beneficio para el control de calidad.
Una vez ya integrada la emisión electrónica a su sistema ERP o sistema propio, el mantenimiento y actualización continua son importantes. Recuerde que SUNAT realiza constantes cambios en su tarea de digitalización de la tributación de las empresas peruanas. Será una buena ventaja si su proveedor de servicios electrónicos ofrece actualizaciones automáticas para su servicio de emisión electrónica. Esto libra a la empresa de detener sus operaciones para una nueva integración de funcionalidades o generación de nuevas infraestructuras.
Finalmente, abordar estos desafíos requiere una planificación cuidadosa, una comprensión profunda de los sistemas involucrados y una colaboración estrecha entre el proveedor de servicios electrónicos PSE elegido, los equipos de implementación y los usuarios finales. Al superar estos desafíos, se logrará una integración exitosa que aproveche las fortalezas de los sistemas integrados a su software ERP o sistema propio.
