16 de marzo del 2021

Cómo evaluar opciones para implementación o integración de tecnología a tu empresa

Toda compañía está en una búsqueda constante por mejorar su performance. Para lograrlo la revisión de sus procesos y flujos de trabajo depende de una observación constante desde las distintas áreas. Siempre hay cosas por mejorar, pero lo ideal es no alejarse del core business ocupando el tiempo en tareas que no son parte de la especialidad de la empresa. Aquí la importancia de la tecnología, hoy en día existen diversas alternativas de implementación o integración de software que contribuyen a conseguir las metas trazadas.

Pero ¿qué posibilidades tenemos si buscamos opciones de solución para mejorar los procesos de nuestra empresa? ¿Sería mejor elaborar una alternativa inhouse o elegir una externa? Con un caso ejemplo, revisemos el análisis que un lider de empresa debe hacer al contratar un servicio para la implementación o integración de tecnología.

1. En busca de una alternativa tecnológica que sea inversión y no gasto:

Imaginemos una empresa mediana con tienda online de venta de productos electrónicos como cámaras web, monitores, discos duros. Por su tamaño este negocio posee un archivo de inventario muy básico para registrar el ingreso y salida de su mercadería, pero necesita mejorarlo. Al no tener un equipo propio de sistemas, el lider deberá buscar servicios externos. Sus opciones estarán entre adquirir tecnología como producto (soluciones de un solo pago inicial y luego pagos por actualizaciones del software) o como un servicio (soluciones de pago en planes mensuales o anuales, que permite upgrades en las funcionalidades, según necesidad). Más adelante veremos más detalles de ello.

Sucede con mucha frecuencia que uno de los principales criterios para elegir opciones será el precio. Sin embargo, no debería ser el más importante. Más allá de cumplir una función operativa, para garantizar un retorno de la inversión, la tecnología deber añadir valor al modelo de negocio, de lo contrario, se convertirá en un gasto.

En el caso de una empresa que cuenta con un área de sistemas que desarrolla sus propios softwares, uno de los principales beneficios a aprovechar será el conocimiento a fondo del rubro y funcionamiento de la empresa que tiene su personal. Para este tipo de empresas, solo en casos donde lo que se que se desea desarrollar sea un tema muy nuevo, que requiere un conocimiento especializado (como sucedió con la facturación electrónica en Perú), será necesario contratar servicios externos que integren soluciones a su sistema. Recordemos que  la curva de aprendizaje en tecnología puede significar una alta inversión de dinero y tiempo. No sería muy conveniente embarcar a su equipo en esa tarea.

2. Buscar proveedores con tecnológia útil para su modelo de negocio:

Una vez que se haya decidido utilizar los servicios de un tercero, lo más recomendado es iniciar la búsqueda con empresas proveedoras que sean especialistas del sector. Así se logra tener un horizonte sobre la oferta vigente. Lo que facilita hacer el comparativo entre una solución y otra.

Retomando el ejemplo de la tienda de productos electrónicos. El gerente ha solicitado 5 cotizaciones a empresas proveedoras de sistemas de gestión y administración para empresas, los precios se ajustan al presupuesto así que ello no es problema. El gerente deberá estudiar los detalles de cada propuesta para saber cuál de ellas le será más beneficiosa. Aquí un detalle de su análisis:

  • De los cinco proveedores solo cuatro trabajan a través de sistemas en la nube, descartando así al primer proveedor. Debido a las circunstancias actuales, obtener un servicio que facilite su uso desde cualquier lugar y múltiples dispositivos (pc, tablet, móvil) resuelve para ellos una gran necesidad.
  • Como segundo factor muy importante es buscar un software que sea de uso fácil, qué tenga una interfáz rápida e intuitiva.  La usabilidad de un sistema será clave, pues facilitará el pronto retorno de la inversión.

Debido a la gran cantidad de oferta en el mercado, existen productos digitales con funcionalidades muy sofisticadas que excenden nuestras necesidades de trabajo, por tanto debemos elegir la que mejor se acondicione a nosotros.

  • Para nuestro ejemplo, el gerente de la tienda de productos electrónicos ha encontrado que dos de los proveedores en revisión pertenecen al modelo SaaS (software as a service), que traducido significa “software como servicio”. Este modelo se refiere a  la distribución de software que se realiza mediante un método de suscripción para un producto, herramienta o servicio.

Las diferencias técnicas de obtener un producto con licencia o elegir el modelo SaaS es que mediante el primero usted aloja, instala y ejecuta el software original en su propios equipos. A través del SaaS, el proveedor almacena, gestiona, actualiza y brinda mantenimiento al software para sus clientes a través de la nube. Sin duda un mejor servicio para estos tiempos.

En el caso de empresas con sistemas propios, debemos tomar en cuenta que para la integración, el proveedor deberá atravesar una curva de aprendizaje con respecto a los sistemas y recopilación de información de la empresa. No obstante, también existen soluciones en el mercado peruano de fácil integración. Un caso ejemplo, es el de Close2u, que ofrece integración de facturación electrónica en 5 días, mediante su plataforma tefacturo.pe

3. Solicite una demo del sistema de gestión de empresas

Para asegurar la fase final, antes de la implementación o integración de tecnología a tu empresa se recomienda pedir una demostración del software, de esta forma se evalúa el funcionamiento dentro del sistema de la compañía. Durante la ejecución del mismo podremos comprobar el proceso de adecuación, los primeros errores, la facilidad de uso para nuestro equipo (software intuitivo) y los demás beneficios que obtendremos a través de su uso.

Retomando el ejemplo, la tienda online de productos electrónicos pudo acceder a tener demostraciones con los dos proveedores de software finales:

  • Con el primer proveedor, hubieron problemas en la pruebas iniciales, que retrasaron la instalación y adecuación del software. Por lo demás cumplió con las expectativas en la etapa de demostración.
  • En el caso del segundo proveedor se presentó un inconveniente más complejo que no fue visto con buenos ojos. El uso del software resultó complejo para el 60% del equipo a la hora de realizar las pruebas. El sistema ofrecía funcionalidades muy atractivas pero requería una capacitación especializada previa, que involucraba al 100% del equipo.

4. Asegure la protección de su información

El último aspecto a tomar en cuenta es el de seguridad de la información. Para resguardar y tener a salvo nuestros datos se recomienda que el proveedor posea la certificaciones que avalen la correcta gestión de la información. En servicios de tecnología, uno de ellos es la certifiacación ISO 27001, cuya acreditación  por parte de un proveedor garantiza la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos.

La certificación ISO 27001 es otorgada por la Organización Internacional de Normalización que es la encargada de contrastar que todas las empresas que la posean cumplan con los requisitos indispensables de seguridad.

Contratar un servicio de tecnología que carezca de este ISO de protección de datos pone en riesgo la seguridad de información de la compañía. Poner en riesgo data sobre procesos, estrategias de trabajo de la empresa puede desencadenar en la afectación de la ventaja competitiva de su empresa.

  • Finalmente, la tienda de productos electrónicos accedió a la contratación del proveedor que contaba con el ISO 27001, de esta forma sus datos están protegidos y ellos pueden dedicar su tiempo a trabajar para alcanzar las metas de crecimiento de la empresa.

Resumen de los criterios de elección del caso citado. Escogió:

  • El software que ofrecía gestionar su información totalmente en la nube y que le facilitó acceso a su información en tiempo real
  • El sistema que presentó mayor facilidad de uso, el intuitivo y se adaptaba a múltiples dispositivos: PC, tablet y  celulares.
  • El sistema de gestión que le mostro funcionalidades útiles para su negocio, que no solo cumplen la función operativa, sino que le permitirán escalar como empresa.
  • Al que le facilitó una demostración y donde pudo resolver los problemas iniciales de implementación. Es decir, un proveedor con un equipo de soporte.
  • Y, finalmente, al proveedor que ofrece ISO27001 porque información va estar segura.

La contratación de un proveedor externo es una tarea que debe pasar por diferentes niveles de análisis. Muchas veces el único criterio, o el más valorado, a la hora de contratar un servicio externo ha sido el precio. Esa es una práctica que cualquier lider debe desestimar si quiere que la suma de fuerzas, a través de la implementación o integración de tecnología con un tercero, sea exitosa. Encontrar tecnología que sume valor a su negocio es posible.

Redacción: Michael Solis y Carol Atencio

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